Upravljanje opravil in rokov
Kratek povzetek: Pri vsakem opravilu jasno določite odgovorno osebo, naslednje dejanje in rok, da sodelavci vidijo, kaj je pripravljeno, blokirano ali zaključeno.
Ustvarjanje in spremljanje opravila
Razdelek »Ustvarjanje in spremljanje opravila«- Odprite aplikacijo Projekti, izberite ustrezen projekt in ustvarite opravilo. V naslovu opišite rezultat dela, nato v Opis dodajte pričakovani rezultat in potrebne informacije.
- Določite Udeleženci in Rok. Če je dodeljenih več oseb, potrdite, kdo izvede naslednji korak.
- Dodajte aktivnost za naslednje spremljanje in priložite delovne dokumente. Za usklajevanje uporabite interne opombe; pred sporočilom stranki preverite prejemnike.
- Opravilo premaknite v stopnjo, ki ustreza dejanskemu delu. Zapišite oviro in potrebno naslednje dejanje, da sodelavcem ni treba ugibati, zakaj se je napredek ustavil.
- Ko je delo pripravljeno, zahtevajte potreben pregled. Po sprejemu nastavite stanje Opravljeno in preverite, da ni ostalo nedokončano delo ali zagnan časomer.
Stopnja in stanje nista isto
Razdelek »Stopnja in stanje nista isto«Stopnja je stolpec Kanban, določen na projektu. Stanje je ločen kazalnik napredka oziroma zaključka. Premik kartice v stolpec z imenom »Končano« opravila ne zaključi nujno. Opravljeno zaključi opravilo; Preklicano zaključi delo, ki ne bo izvedeno. Če je potrebno nadaljnje delo, ga znova odprite s spremembo stanja.
Kazalniki pregleda se lahko ob premiku v drugo stopnjo ponastavijo. Po premiku preverite trenutno stanje. Rok je datum zapadlosti dela, ne rezervacija vira ali zagotovilo razporeditve sodelavca.
Rezultat in pogoste težave
Razdelek »Rezultat in pogoste težave«Opravilo ima odgovorno osebo, realen rok in trenutno stanje napredka. Zaključek ne ustvari samodejno računa; obračun je odvisen od prodajnega dogovora in evidentiranega dela.
- Opravila ne najdete: preverite pravice, filter zadolženih oseb in ali so zaključena oziroma arhivirana opravila skrita.
- Roka ne morete doseči: obvestite odgovorno osebo za odvisno delo in se pred spremembo roka dogovorite o novem načrtu.
- Čas je treba obračunati: vnesite ga po navodilih Časovnice; premikanje stopenj ne beleži ur.