Računi, ki bodo izdani: dobavili smo blago ali storitev, račun pa manjka

Kratek povzetek: Poročilo »Računi, ki bodo izdani« pokaže postavke prodajnih naročil, pri katerih je dostavljena količina večja od zaračunane. Preverite, ali račun še ni ustvarjen, pokriva samo del dobave ali ni pravilno povezan z naročilom. Nato uredite račun oziroma popravite napačno evidenco dobave.

Odpri poročilo Računi, ki bodo izdani v Odoo

Kdaj uporabite poročilo

Odprite Knjigovodstvo > Pregled > Prodaja > Računi, ki bodo izdani. Pregled opravljajte redno, priporočljivo tedensko, obvezno pa vsaj ob koncu vsakega meseca. S tem preprečite, da bi dobavljeno blago ali opravljene storitve ostale neobračunane.

Postavka pomeni: dostavljena količina > zaračunana količina. Če ste dobavili 10 kosov in jih zaračunali 7, preverjate razliko 3 kosov. To ni seznam vseh potrjenih naročil, za katera lahko ustvarite račun: naročilo brez dobave se v tem poročilu ne pojavi samo zato, ker račun še ni izdan.

Preden začnete

Pripravite prodajno naročilo, dobavnice, dokazila o dobavi oziroma izvedbi storitev, račune, vračila in dobropise. Preverite pogodbo ali dogovor s stranko glede obračunavanja, zlasti pri delnih dobavah in mesečnih storitvah.

Preverite postavko

Na gumbu »Dne« izberite datum pregleda; za mesečni pregled zadnji dan meseca. Preverite podjetje in filtre.
Razširite stranko ter primerjajte dostavljeno in zaračunano količino v isti merski enoti.
Kliknite postavko, da odprete prodajno naročilo. Preverite vse povezane dobave in račune, ne le zadnjega dokumenta.
Preverite vračila in dobropise ter poiščite morebitne samostojne račune za isto stranko in dobavo.
Preverite stanje in datum računov. Osnutki lahko že vplivajo na zaračunano količino. Če poročilo kaže manjšo razliko ali se postavka ne pojavi več, preverite tudi, ali so računi dejansko v stanju »Knjiženo«.
Izberite ustrezen primer spodaj.

1. Račun še ni ustvarjen

Preverite, da je dobava res izvedena in da so količine pravilno evidentirane. Pri storitvi preverite dejansko opravljene ure, količino ali doseženi mejnik.
Na naročilu odprite povezane račune in se prepričajte, da račun ali osnutek za isto dobavo še ne obstaja.
Kliknite »Ustvari račun«. Za običajni obračun dobave izberite »Redni račun« in ustvarite osnutek.
Preglejte vse predlagane postavke in količine. Pri obračunavanju naročenih količin lahko osnutek zajame tudi še nedobavljeni del naročila. Količine uskladite z dogovorom o obračunavanju in dejanskim obsegom, ki ga morate zaračunati.
Preverite stranko, podjetje, cene, popuste, davke, datum računa, knjigovodski datum in plačilne pogoje. Nato kliknite »Potrdi«.
Preverite stanje »Knjiženo« in račun pošljite stranki po običajnem postopku.

Če Odoo ne ponudi ustreznega računa, preverite obstoječe osnutke, povezave in pravilo obračunavanja. Ne ustvarjajte podvojenega samostojnega računa za isto dobavo.

2. Osnutek že obstaja, vendar ni dokončan

Odprite obstoječi osnutek. Preverite, katero dobavo in katere postavke pokriva.
Dopolnite manjkajoče podatke ter odpravite razlog, zaradi katerega je račun ostal v osnutku.
Preverite količine in cene, račun potrdite ter ga pošljite stranki.
Preverite, ali obstaja še drug osnutek za isti dogodek, in ga obravnavajte po običajnem postopku preprečevanja podvojitev.

Osnutek ni izdan in knjižen račun, tudi če poročilo že upošteva njegove količine.

3. Račun obstaja, vendar ni povezan s pravilnim naročilom

Poiščite račun med računi stranke. Primerjajte sklic na naročilo, dobavnico, proizvod, količino in datum.
Ugotovite, ali je postavka računa brez povezave z naročilom ali pripada napačni postavki oziroma drugemu naročilu.
Odgovorna oseba za prodajne račune naj uredi pravilno povezavo, če je popravek dovoljen. Če ni, naj računovodstvo izbere ustrezen postopek popravka računa z ohranitvijo sledljivosti.
Preverite zaračunane količine na pravilnem in morebitnem napačnem naročilu.

Ročno vpisan sklic v opis računa ni zagotovilo, da je njegova postavka povezana z naročilom. Novega računa ne izdajajte, dokler ne preverite že obstoječega.

4. Račun pokriva le del dobave ali ne vsebuje vseh postavk

Primerjajte vsako postavko dobavnice z vsemi računi za naročilo. Preverite, ali razlika pomeni dodatno dobavo ali pomotoma izpuščeno postavko.
Preverite morebitni avansni račun. Avans ne nadomesti končnega obračuna dejansko dobavljenih proizvodov; pri končnem računu preverite tudi pravilno odštetje avansa.
Če manjka obračun preostanka, iz naročila ustvarite dodaten račun za manjkajoče količine. Preglejte osnutek, da že zaračunanega dela ne zaračunate ponovno.
Če je prvotni račun napačen, naj računovodstvo presodi, ali je primeren dodatni račun ali dobropis z nadomestnim računom. Stranki pojasnite popravek in pošljite ustrezne dokumente.

5. Dobava je bila evidentirana previsoko, dvakrat ali na napačnem naročilu

S skladiščem preverite dejansko odpremo, dobavnico in potrjene dobave. Preverite merske enote in morebitne podvojene premike.
Če blago ni bilo dobavljeno v prikazani količini, naj skladišče uredi sledljiv popravek napačne dobave in preveri vpliv na zalogo ter vrednotenje. Ne izdajajte računa za blago, ki ga niste dobavili in ga po dogovoru še ne smete zaračunati.
Pri vračilu stranke preverite evidentirano vračilo ter njegovo povezavo s prvotno dobavo. Dobropis brez ustrezne evidence dejanskega vračila lahko povzroči navidezno neobračunano dobavo.
Pri storitvah preverite napačne ali podvojene ure, količine in mejnike. Odgovorna oseba naj popravi evidenco skladno z dejansko izvedbo.

6. Obračun bo izveden pozneje ali stranka izpodbija del storitve

Pri pogodbenem mesečnem obračunu ali obračunu po potrditvi mejnika je razlika lahko pričakovana.

Preverite, ali je razlog za odloženi obračun skladen s pogodbo oziroma dogovorom s stranko.
Zapišite obdobje izvedbe, manjkajočo potrditev, odgovorno osebo in predvideni datum računa. Pridobite manjkajočo potrditev od stranke.
Pri sporu dokumentirajte sporni obseg in dogovor o nadaljnji obravnavi; količin ne brišite zgolj zato, da postavka izgine.
Ob mesečnem zaključku podatke predajte računovodstvu, ki presodi obravnavo že izvedenega, vendar še neobračunanega dela.

Primer in preverjanje rezultata

Stranki Mizarstvo Novak d.o.o. dobavite 12 ročajev. Prvi račun pokriva 8 ročajev, drugega računa ali osnutka ni. Preverite, da je dobava vseh 12 pravilno potrjena, nato iz naročila ustvarite račun za preostale 4 ročaje. Osnutek preverite, knjižite in pošljite stranki.

Poročilo osvežite na istem datumu in preverite današnje stanje. Če je račun izdan po datumu mesečnega pregleda, je razlika na pretekli datum lahko pravilna. Za računovodski zaključek dodatno preverite knjigovodski datum; datumov ne spreminjajte samo za odstranitev postavke.

Odprte razlike zapišite v naročilo z razlogom, odgovorno osebo in rokom. Pri računih preverite tudi knjiženje in pošiljanje, saj količinsko ujemanje samo po sebi ne potrdi obojega.

Poročilo zajema naročila iz približno enega leta pred izbranim datumom. Pri zgodovinskem pregledu preverite filter »Zadnjih 365 dni«, starejša naročila pa preglejte ločeno. Glejte tudi pregled vseh štirih poročil.