Zaračunano, vendar ne prejeto: račun presega evidentirani prevzem

Kratek povzetek: Poročilo »Zaračunano, vendar ne prejeto« pokaže postavke nabavnih naročil, pri katerih je zaračunana količina večja od prejete. Preverite povezavo računa z naročilom, dejansko dobavo in evidenco prevzema. Pri manjkajočem blagu se z dobaviteljem dogovorite za dobavo ali ustrezen dobropis.

Odpri poročilo Zaračunano, vendar ne prejeto v Odoo

Kdaj uporabite poročilo

Odprite Knjigovodstvo > Pregled > Nabava > Zaračunano, vendar ne prejeto. Poročilo pregledujte redno, priporočljivo tedensko, obvezno pa vsaj ob koncu vsakega meseca.

Postavka pomeni: zaračunana količina > prejeta količina. Beseda »prejeto« se nanaša na blago oziroma opravljeno storitev, ne na prejem dobaviteljevega računa. Pri računu za 10 kosov in prevzemu 7 kosov preverjate razliko 3 kosov.

Poročilo ne potrjuje plačila računa. Razlika je lahko upravičena, če dobavitelj po dogovoru izda račun pred dobavo.

Preden začnete

Pripravite dobaviteljev račun, naročilo, dobavnico, prevzemne dokumente ter morebitna vračila in dobropise. Skladišče naj preveri dejansko prejeto blago, nabava pa dogovorjeni obseg in rok dobave.

Preverite postavko

Na gumbu »Dne« izberite datum pregleda, pri mesečnem zaključku zadnji dan meseca. Preverite podjetje in filtre.
Razširite dobavitelja ter primerjajte »Zaračunano« in »Prejeto« v isti merski enoti.
Kliknite postavko in odprite nabavno naročilo. Preglejte vse povezane račune, prevzeme, vračila in dobropise.
Preverite stanje računov. Osnutki lahko vplivajo na zaračunano količino; ugotovite, ali gre za dejanski dobaviteljev dokument ali še nepreverjen osnutek.
S skladiščem primerjajte dobavnico in dejansko prejeto količino. Pri delni dobavi preverite vsako postavko posebej: dobava lahko vsebuje le del količine ali pa ne vsebuje vseh naročenih proizvodov.
Izberite ustrezen ukrep spodaj.

1. Račun je povezan z napačnim naročilom ali napačno postavko

To se lahko zgodi, če pri istem dobavitelju isti proizvod naročate večkrat ali račun pokriva več naročil.

Primerjajte sklic na naročilo in dobavnico na dobaviteljevem računu s povezanimi dokumenti v Odoo.
Preverite proizvod, podjetje, mersko enoto in količino. Poiščite naročilo, na katerega račun dejansko spada.
Odgovorna oseba za račune naj odstrani napačno povezavo in uredi povezavo s pravilno postavko. Pri nepovezanih postavkah uporabite »Povezovanje z nabavo«.
Če je na voljo »Ujemanje (ohrani ceno)«, izberite eno postavko računa in eno pravilno postavko naročila. Količina, cena in popust računa ostanejo, proizvod in merska enota pa se prevzameta iz naročila; zato predhodno preverite merski enoti.
Preverite rezultat na obeh naročilih. Če knjiženega računa ni mogoče ustrezno popraviti, naj računovodstvo izbere dovoljen postopek popravka.

Ne ustvarjajte drugega računa za isto dobaviteljevo referenco in ne dodajajte navideznega prevzema na napačno naročilo.

2. Blaga še nismo prejeli ali dobava ne vsebuje vseh zaračunanih postavk

Preverite dogovorjeni rok, obvestilo o odpremi, dobavnico in morebitne delne dobave.
Če rok še ni potekel in je račun pred dobavo dogovorjen, zapišite pričakovani datum ter odgovorno osebo za spremljanje. Prevzema še ne potrjujte.
Če dobava manjka ali je nepopolna, dobavitelju pošljite naročilo, račun in seznam manjkajočih postavk oziroma količin. Zahtevajte preveritev in datum dostave preostanka.
Če dobavitelj manjkajočega ne bo dobavil, zahtevajte dobropis ali drug ustrezen popravek njegovega računa.
Ob prejemu blaga evidentirajte dejanski prevzem. Ob prejemu dobropisa ga računovodstvo preveri, poveže s pravilnimi dokumenti in knjiži.

Pri reklamaciji določite tudi obravnavo računa oziroma plačila po dogovoru z računovodstvom; poročilo samo ne zadrži plačila.

3. Blago smo prejeli, vendar prevzem v Odoo manjka ali je nepopoln

Preverite, ali je prevzem še odprt, ali je bila potrjena le delna količina in ali je bil preostanek evidentiran na drugem dokumentu.
Skladišče naj na podlagi dobavnice in preverjenega blaga vnese dejansko prejete proizvode in količine ter potrdi pravilen prevzem z gumbom »Potrditev«.
Če je bil prevzem evidentiran na napačnem naročilu, naj skladišče uredi sledljiv popravek obeh evidenc ter preveri vpliv na zalogo in vrednotenje.
Pri delnem prevzemu ohranite odprto dobavo za preostanek le, če ga še pričakujete.

Prevzemnice ne potrjujte samo na podlagi računa. Če je Odoo že pravilno evidentiral dejanski prevzem, blago pa je bilo pozneje izgubljeno v vašem skladišču, gre za preverjanje zaloge in izgube, ne za manjkajoči dobaviteljev prevzem.

4. Dobavitelj je zaračunal preveč ali smo račun napačno prepisali

Primerjajte Odoo z izvirnim računom. Preverite količino, proizvod, mersko enoto ter podvojene račune ali postavke.
Če je napačen vnos v osnutku, popravite osnutek tako, da ustreza izvirnemu dokumentu, in ga ponovno preverite.
Če izvirni račun zaračunava več, kot je bilo dogovorjeno ali poslano, zahtevajte pojasnilo in ustrezen dobropis oziroma popravljen dokument od dobavitelja.
Pri knjiženem dokumentu naj računovodstvo izvede dovoljen popravek. Dobropis mora zajemati ustrezen proizvod, količino ali cenovni popravek ter ohraniti povezavo z naročilom.

Ne povečujte prevzete količine, da bi jo izenačili z napačnim računom.

5. Blago smo vrnili, dobropisa pa še ni

Vračilo lahko zmanjša prejeto količino, medtem ko prvotni račun še vedno zajema celotno dobavo.

Preverite potrjeno vračilo, količino, razlog in povezavo s prvotnim prevzemom.
Ugotovite, ali pričakujete zamenjavo blaga ali dobropis. Pri zamenjavi zapišite rok nadomestne dobave; ne ustvarite še enega računa za že zaračunano količino.
Pri dokončnem vračilu od dobavitelja pridobite dobropis. Če je že v Odoo, preverite njegovo povezavo, količine, datum in stanje.
Računovodstvo naj dobropis knjiži in uredi ustrezno poravnavo z računom.

6. Storitev še ni opravljena ali njen prevzem ni evidentiran

Preverite pogodbo in dokazilo o izvedbi. Če je storitev opravljena, odgovorna oseba evidentira dejansko prejeto količino. Če še ni opravljena, zapišite dogovorjeni rok oziroma zahtevajte izvedbo ali popravek obračuna. Pri računu za storitve prihodnjih obdobij računovodstvo presodi ustrezno časovno razmejitev.

Primer in preverjanje rezultata

Dobavitelj Embalaža d.o.o. zaračuna 100 škatel. Na dobavnici in potrjenem prevzemu je 80 škatel. Skladišče potrdi, da preostalih 20 ni bilo v pošiljki. Nabava dobavitelju pošlje reklamacijo. Dobavitelj lahko dobavi manjkajočih 20 škatel ali izda dobropis za 20 škatel; do takrat ostane razlika dokumentirana z odgovorno osebo in rokom.

Po ukrepu osvežite poročilo na istem datumu in preverite tudi današnje stanje. Poznejša dobava ali dobropis lahko odpravi današnjo razliko, na datumu pred tem dogodkom pa razlika pravilno ostane.

Ob mesečnem zaključku računovodstvu predajte vse preostale razlike in dokazila. Prikazani znesek pri nabavi ni vedno vrednost količinske razlike; preverite pravilo obračunavanja in dejanske dokumente. Datumov ne spreminjajte samo za odstranitev postavke.

Poročilo zajema naročila iz približno enega leta pred izbranim datumom. Pri zgodovinskem pregledu preverite filter »Zadnjih 365 dni«, starejša naročila pa preglejte ločeno. Glejte tudi pregled vseh štirih poročil.