Periodični operativni računovodski pregled nabave in prodaje

Kratek povzetek: S štirimi poročili primerjajte prevzeme in dobave z računi. Pregledujte jih redno, priporočljivo tedensko, obvezno pa vsaj ob koncu vsakega meseca. Vsako razliko odpravite ali ji določite razlog, odgovorno osebo in rok naslednjega ukrepa.

Kdaj opravite pregled

Pregled opravite med tekočim poslovanjem, da hitro odkrijete manjkajoče račune, napačne povezave in napake pri prevzemih ali dobavah. Pri večjem obsegu poslovanja poročila preverjajte pogosteje.

Ob zaključku vsakega meseca preglejte vsa štiri poročila na zadnji dan meseca. Po vnosu manjkajočih dokumentov pregled ponovite. Pregled uskladijo računovodstvo, nabava, prodaja in skladišče; pri storitvah sodeluje tudi odgovorna oseba za izvedbo.

Katero poročilo uporabite

Poročila najdete v meniju Knjigovodstvo > Pregled, v skupinah Nabava in Prodaja.

Poročilo	Kaj pomeni postavka	Kaj najprej preverite
Račun za prejem	Prejeta količina je večja od zaračunane.	Ali dobaviteljev račun manjka, je nepopoln ali ni povezan s pravilnim naročilom?
Zaračunano, vendar ne prejeto	Zaračunana količina je večja od prejete.	Ali blago še prihaja, prevzem manjka, povezava ni pravilna ali je dobavitelj zaračunal preveč?
Računi, ki bodo izdani	Dostavljena količina je večja od zaračunane.	Ali je treba izdati račun, dopolniti delni račun ali urediti povezavo obstoječega računa?
Zaračunano, ni dostavljeno	Zaračunana količina je večja od dostavljene.	Ali dobava še sledi, evidenca dobave manjka ali je treba izdati dobropis?

Imena poročil opisujejo razliko med količinami. Postavka sama po sebi ne pomeni napake ali zamude pri plačilu. Razlika je lahko upravičena, na primer pri računu pred dobavo ali pri dogovorjenem mesečnem obračunu storitev.

Pri storitvah »prejeto« oziroma »dostavljeno« pomeni evidentirano opravljeno storitev, ne skladiščnega premika.

Odpri knjigovodstvo v Odoo

Pripravite pregled

Izberite podjetje, za katero opravljate pregled. Če delate z več podjetji, pregled opravite za vsako posebej.
Odprite poročilo in na gumbu s koledarjem »Dne« izberite datum pregleda. Za septembrski zaključek izberite 30. 9. 2026. Datum ni obdobje »od–do«, temveč datum, na katerega primerjate stanje.
Preverite aktivne filtre. Poročila se odprejo s filtrom »Zadnjih 365 dni«. Pri pregledu preteklega datuma ga po potrebi odstranite, ker je vezan na današnji dan. Poročila tudi brez tega filtra zajemajo le naročila iz približno enega leta pred izbranim datumom; starejša odprta naročila preverite ločeno v Nabavi ali Prodaji.
Razširite skupine dobaviteljev oziroma strank. Klik na postavko odpre pripadajoče naročilo.
Pripravite povezane račune, dobavnice, prevzemnice, dokazila o izvedbi storitev, vračila in dobropise. Za popravljanje dokumentov vključite uporabnika z ustreznimi pravicami.

Obravnavajte vsako postavko

Zapišite naročilo, dobavitelja ali stranko, proizvod oziroma storitev, prejeto ali dostavljeno količino ter zaračunano količino. Primerjajte količine v isti merski enoti.
Preverite dejansko stanje z dokazili. Ločite manjkajoče blago od manjkajočega zapisa v Odoo in manjkajoči račun od računa brez pravilne povezave.
Preverite vse delne račune, delne prevzeme ali dobave, vračila in dobropise. Razliko lahko povzroči samo ena postavka ali del količine.
Preverite stanje računov. Tudi osnutki lahko vplivajo na zaračunano količino. Račun v stanju »Osnutek« še ni knjižen, čeprav ga količinska primerjava že upošteva. Pred ustvarjanjem novega računa vedno poiščite obstoječega.
Izvedite ukrep po članku za posamezno poročilo: dopolnite manjkajočo evidenco na podlagi dokazil, uredite povezavo, obdelajte račun, dogovorite dobavo ali uredite dobropis.
V naročilo zapišite ugotovitev, povezane dokumente, odgovorno osebo, naslednji ukrep in rok. Če čakate na dobavitelja ali stranko, priložite dogovor oziroma odgovor.
Poročilo znova odprite na istem datumu in nato preverite še današnje stanje. Ugotovite, ali je razlika odpravljena ali je ostala upravičena časovna razlika.

Zaključite mesečni pregled

Vsaka preostala postavka mora imeti pojasnilo in nadaljnji ukrep. Prednostno obravnavajte stare, ponavljajoče se in večje razlike ter reklamacije.

Računovodstvu predajte seznam odprtih razlik s količinami, vrednostmi, datumi in dokazili. Računovodstvo presodi, ali so potrebne časovne razmejitve ali druge zaključne knjižbe. Pred uporabo gumba »Ustvarjanje obračunskih vnosov« preverite, ali je bil isti poslovni dogodek že računovodsko obravnavan. Takšna knjižba ne nadomesti računa, prevzema, dobave ali dobropisa in ne popravi njihove povezave.

Pregled je zaključen, ko so pregledana vsa štiri poročila, urejeni manjkajoči dokumenti ter pojasnjene in dodeljene preostale razlike. Cilj je pravilna in sledljiva evidenca; upravičene razlike lahko ostanejo prikazane.

Primer mesečne časovne razlike

Blago prevzamete 30. 9. 2026, dobaviteljev račun pa je izdan 2. 10. 2026. Na dan 30. 9. je postavka v poročilu »Račun za prejem« upravičena. Povežite oktobrski račun s pravilnim naročilom in računovodstvu predajte podatek o septembrskem prevzemu. Ne spreminjajte datuma računa samo zato, da bi septembrska postavka izginila.

Omejitve, ki jih upoštevajte

Poročila temeljijo na postavkah potrjenih naročil. Samostojni računi brez povezave z naročilom niso celoten predmet teh poročil. Preverite tudi nepovezane račune in osnutke.
Pri preteklih datumih primerjava računov uporablja datum računa, pri blagu pa datum opravljenega premika. Za računovodski zaključek dodatno preverite knjigovodski datum. Pri ročno evidentiranih storitvah zgodovinsko stanje preverite z dokazili o izvedbi.
Prikazani znesek je pomoč pri pregledu, ne neposredna obveznost za plačilo ali avtomatično pravilen znesek zaključne knjižbe. Pri nabavi je odvisen tudi od pravila obračunavanja naročenih ali prejetih količin. Količine, dogovorjene cene, davke in valuto preverite na dokumentih.
Zaloge, količin ali datumov ne spreminjajte zgolj zato, da bi izpraznili poročilo. Popravki morajo slediti dejanskemu poslovnemu dogodku.