Načrtovanje in pregled analitičnih proračunov
Kratek povzetek: Z analitičnimi konti označite posle, z ločenimi proračuni razvrstite potencialne in potrjene prihodke, s knjiženimi transakcijami pa merite realizacijo. Ob dobljenem poslu načrtovani znesek ročno prestavite, da ga ne štejete dvakrat.
Pripravite analitično strukturo
Razdelek »Pripravite analitično strukturo«Analitični načrt določa poročevalsko razsežnost, na primer projekte. Njegovi Analitični konti določajo posamezne priložnosti ali projekte. Za posamezen posel dosledno uporabljajte en konto; če je že povezan s projektom, ga uporabite namesto podvojenega konta. Za razporeditev na računih glejte razporeditev analitičnih stroškov.
- Odprite Knjigovodstvo > Nastavitve > Analitično knjigovodstvo > Analitični načrti in preverite, kateri načrt označuje projekte. Preden določite obvezno uporabo, z računovodstvom preverite pravila uporabnosti.
- Odprite Knjigovodstvo > Nastavitve > Analitično knjigovodstvo > Analitični konti. Za ustrezno priložnost ustvarite konto, če ga še ni, in poiščite analitični konto vsakega potrjenega projekta.
- Vzdržujte jasno ročno povezavo med priložnostjo v CRM in analitičnim kontom. Pričakovan prihodek priložnosti je prodajna ocena; sam ne ustvari proračunske ali analitične postavke.
Načrtujte potencialne in potrjene posle
Razdelek »Načrtujte potencialne in potrjene posle«Za isto obdobje uporabite ločene proračune za potencialne prihodke, potrjene prihodke in stroške potrjenih projektov. Vsak proračun jasno poimenujte in kot Vrsta proračuna izberite Prihodek ali Strošek. Pred uporabo skupne vsote poročilo filtrirajte na prihodke ali stroške.
- Odprite Knjigovodstvo > Knjigovodstvo > Analitični proračun in kliknite Novo. Vnesite Naziv proračuna, Obdobje in Vrsta proračuna.
- Na zavihku Postavke proračuna kliknite Dodaj vrstico. V projektnem analitičnem načrtu izberite konto in vnesite znesek v Proračunsko načrtovano. Dodajte postavko za vsako ustrezno priložnost ali projekt.
- Preverite podjetje, obdobje, konte in zneske ter kliknite Odprto. Proračun se zdaj pojavi v poročilu s privzetim filtrom Odprt proračun.
- Za ponavljajoče se mesečne, četrtletne ali letne proračune na seznamu uporabite Ustvari, izberite Obdobje in Analitični načrti, nato Razdeli. V osnutke vnesite zneske in po pregledu odprite vsak proračun.
Primer: potencialna priložnost ima proračun prihodkov 30.000 €. Dobljeni projekt ima proračun prihodkov 45.000 € in stroškov 18.000 €. To so tri različne načrtovane vrednosti, ne napoved prihodkov 93.000 €.
Dobljeni posel prestavite brez dvojnega štetja
Razdelek »Dobljeni posel prestavite brez dvojnega štetja«- V CRM preverite, da je priložnost dobljena, ter potrdite dogovorjeni znesek in analitični konto projekta.
- Revidirajte proračun potencialnih prihodkov in v novem osnutku odstranite ali zmanjšajte postavko te priložnosti. Revidirajte proračun potrjenih prihodkov in za odobreni načrtovani znesek dodajte ali povečajte postavko dobljenega projekta.
- Odprite obe reviziji. Odoo prejšnji odprti različici označi kot Revidirano. V Poročilo o proračunu ohranite filter Odprt proračun, da so stare različice izključene.
- Skupaj preverite oba proračuna prihodkov: preneseni znesek je pri potrjenih in ga ni več pri potencialnih prihodkih. V običajno evidenco odločitev zapišite odgovorno osebo in datum odločitve v CRM.
Če je posel izgubljen, že zabeležene ure in stroške pustite na njegovem analitičnem kontu. Iz aktivnega načrta odstranite prihodnji potencialni prihodek; preteklih časovnic ne prestavljajte na dobljeni projekt zgolj zaradi lepšega poročila. Izgubljeni konto izključite iz pogleda potrjenih poslov ali ga posebej prikažite kot strošek neuspešnih ponudb.
Primerjajte načrt z realizacijo
Razdelek »Primerjajte načrt z realizacijo«Odoo iz ustreznih analitičnih postavk v obdobju izračuna Doseženo. Knjiženi izdani račun z analitično porazdelitvijo projekta prispeva dejanski prihodek, knjiženi prejeti račun pa dejanski strošek. Prispevajo lahko tudi zabeležene časovnice in drugi dogovorjeni analitični vnosi. Znesek v CRM, ponudba, osnutek računa ali proračunska postavka sami po sebi niso realizirani prihodki.
- Pred knjiženjem preverite Analitična porazdelitev na postavkah izdanih in prejetih računov. Pri stroških dela preverite projekt in datum časovnice.
- Odprite proračun. Na postavkah primerjajte Proračunsko načrtovano z Doseženo in z Revizija preglejte pripadajoče vnose.
- Ob razliki uskladite podjetje, obdobje in analitični konto. Izvirni dokument popravite po običajnem računovodskem postopku; sprememba proračuna ne popravi dejanske transakcije.
V primeru knjiženi izdani račun dobljenega projekta prispeva 20.000 € od 45.000 € načrtovanih prihodkov, knjiženi prejeti račun pa 6.500 € od 18.000 € načrtovanih stroškov. Potencialna priložnost ima 30.000 € načrtovanih prihodkov in 0 € realizacije.
Preglejte in izvozite poročilo
Razdelek »Preglejte in izvozite poročilo«Odprite Knjigovodstvo > Poročanje > Poročilo o proračunu. Ohranite Odprt proračun, preverite obdobje in podjetje ter združite po Proračunska postavka ali Proračun. Vrtilna tabela primerja Proračun in Doseženo; za drugo vprašanje lahko preklopite na seznam ali graf. Razširite postavko za pregled izvornih transakcij.
Pred predstavitvijo skupne vsote ločeno filtrirajte prihodke in stroške. Skupna vsota, ki sešteje proračun stroškov s proračunoma prihodkov, je aritmetični seštevek, ne dobiček. Preverjeno vrtilno tabelo izvozite z gumbom za prenos ali jo vstavite v preglednico. K izvozu shranite podjetje, obdobje, filter odprtih proračunov in način združevanja, da lahko drugi ponovijo rezultat.
Pogled donosnosti projekta odgovarja na drugo vprašanje: kako prihodki in stroški posameznega projekta prispevajo k njegovi marži. Uporabljajte ga skupaj s proračunom za obdobje.
Glejte proračune v Odoo 19 in analitično računovodstvo.