Pregled knjiženih računov
Kratek povzetek: Oznaka Za pregled označuje knjižene račune, pri katerih mora računovodja preveriti konte, davke in dokazila. Ko odpravite morebitne napake, račun označite kot Pregledano.
Kdaj račun potrebuje pregled?
Razdelek »Kdaj račun potrebuje pregled?«Odoo začetno oznako pregleda določi ob knjiženju računa glede na pravice uporabnika, ki izvede to dejanje:
- Uporabnik s pravicami Obračun ali Osnovno, brez pravic knjigovodje, knjiži račun: račun ostane nepregledan in se prikaže s filtrom Za pregled.
- Račun knjiži Knjigovodja ali Administrator Knjigovodstva: Odoo samodejno nastavi oznako Pregledano.
- Osnutek še ni pregledan. Samo dejstvo, da ga ustvari uporabnik z omejenimi pravicami, ne določa oznake po knjiženju. Če tak osnutek knjiži knjigovodja, je samodejno označen kot pregledan.
To velja za izdane račune, prejete račune in dobropise. Knjižbe v temeljnem dnevniku so ob knjiženju samodejno označene kot pregledane, zato filter za pregled ni seznam vseh računovodskih knjižb. Samodejno knjiženje in integracije lahko uporabljajo drugega izvajalnega uporabnika; ob nastavitvi postopka preverite njihove rezultate.
Oznaka beleži računovodski pregled ločeno od stanja knjiženja in plačila. Nepregledan knjižen račun že vpliva na konte in ustrezna davčna poročila. Oznaka Za pregled sama po sebi ne preprečuje izdaje ali pošiljanja računa in ne zahteva odobritve računovodje pred knjiženjem. Samodejno nastavljena oznaka Pregledano ne dokazuje, da je dokument pregledala druga oseba.
Poiščite vse račune za pregled
Razdelek »Poiščite vse račune za pregled«Za pregled prek več dnevnikov uporabite sezname računov. Izdani in prejeti računi so na ločenih seznamih; preverite oba. Rezultati vključujejo le izbrana podjetja in dokumente, do katerih imate dostop.
Odprite
- Odprite Knjigovodstvo > Stranke > Računi ali Knjigovodstvo > Dobavitelji > Računi.
- Preverite izbor podjetij. Odstranite nepovezano iskalno besedilo in filtre po datumu, prodajalcu, plačilu ali dnevniku, zaradi katerih bi lahko spregledali račune za pregled.
- Odprite spustni meni iskalne vrstice in izberite Filtri > Za pregled. Izberite tudi Knjiženo, da se omejite na knjižene dokumente: filter Za pregled sam izključi osnutke, lahko pa vključuje preklicane dokumente.
- Preglejte vse rezultate in postopek ponovite na drugem seznamu računov. Če pregledujete tudi dobropise, odprite njihov ločeni seznam in uporabite ista filtra.
Odprite seznam z nadzorne plošče Knjigovodstva
Razdelek »Odprite seznam z nadzorne plošče Knjigovodstva«- Odprite Knjigovodstvo > Nadzorna plošča in poiščite kartico ustreznega dnevnika izdanih ali prejetih računov.
- Kliknite povezavo Za pregled ob številu dokumentov, na primer 2 Za pregled. Odoo odpre dokumente tega dnevnika z že vključenim filtrom za pregled.
- Preglejte dokumente na tem seznamu. Ponovite za druge dnevnike ali uporabite zgornja celotna seznama računov za iskanje prek več dnevnikov.
Povezava se prikaže le, ko ima dnevnik knjižene dokumente za pregled, in le uporabnikom s pravicami za računovodski pregled. Zajema ta dnevnik, vključno z njegovimi dobropisi; ne prikazuje skupnega števila za celotno podjetje. Drugi dnevniki in podjetja imajo lahko račune za pregled tudi, če posamezna kartica nima povezave Za pregled.
Preverite konte in davke
Razdelek »Preverite konte in davke«- Odprite račun s seznama za pregled ter ga primerjajte z izvirnikom in morebitnimi povezanimi prodajnimi, nabavnimi ali prevzemnimi dokumenti. Preverite partnerja, referenco, datume, valuto, količine, cene in skupne zneske.
- Na zavihkih Postavke računa in Postavke preverite konte prihodkov, stroškov ali sredstev ter konto terjatev oziroma obveznosti. Konti morajo ustrezati vsebini posla; sama uravnoteženost knjižbe ne dokazuje pravilnosti.
- Preverite davke, stopnje, davčne osnove, fiskalni položaj in zneske davkov. Preverite tudi zahtevano analitično porazdelitev in priloge. Pri nejasni davčni obravnavi uporabite navodila za davke.
- Če ugotovite napako, uporabite spodnji postopek popravka. Sicer v glavi računa kliknite Pregledano.
Račun izgine s seznama Za pregled in ostane knjižen z istim stanjem plačila. Potrditveno polje Pregledano je vidno tudi v Ostale informacije > Knjigovodstvo, spremembe oznake pa se beležijo v zgodovini sporočil.
Uporabnik za obračun na primer dobaviteljev račun za opremo knjiži na konto stroškov pisarniškega materiala. Računovodja mora presoditi, ali je potreben konto sredstev, preveriti obravnavo DDV in popraviti knjiženje pred zaključkom pregleda.
Napako odpravite pred zaključkom pregleda
Razdelek »Napako odpravite pred zaključkom pregleda«- Če je popravek obstoječega računa dovoljen in Odoo ponudi dejanje, kliknite Vrni v osnutek.
- Popravite konte, davke ali druge podatke ter preverite preračunane zneske in postavke knjižbe.
- Kliknite Potrdi, da popravljeni račun znova knjižite. Preverite oznako pregleda: knjiženje s pravicami knjigovodje jo nastavi samodejno, knjiženje z omejenimi pravicami pa račun znova prepusti pregledu.
- Preverite povezana plačila in jih po potrebi znova uskladite. Če je račun še vedno Za pregled, računovodja dokonča preverjanje in klikne Pregledano.
Ko je račun pregledan, ga uporabnik brez pravic knjigovodje ne more vrniti v osnutek. Nadaljnje popravke prepustite računovodstvu. Oznaka pregleda ne obide datumov zaklepanja ali drugih omejitev spreminjanja knjiženega dokumenta.
Nastavitve in nadaljnje spremljanje
Razdelek »Nastavitve in nadaljnje spremljanje«Standardne nastavitve na podjetju ali dnevniku, ki bi vključila ta postopek, določila imenovane pregledovalce ali zahtevala pregled vsakega računa s strani druge osebe, ni. Glavni nadzor so uporabnikove pravice v Knjigovodstvu:
- Administrator odpre Nastavitve > Uporabniki in družbe > Uporabniki, izbere uporabnika in preveri njegove pravice dostopa za Knjigovodstvo.
- Uporabnikom za vnos računov ohranite ustrezno omejeno raven, na primer Obračun ali Osnovno. Pravice Knjigovodja ali Administrator dodelite le osebam, odgovornim za ta širši računovodski obseg. S temi pravicami se tudi njihova lastna knjiženja samodejno označijo kot pregledana.
- Če uporabljate samo aplikacijo Obračun, brez polnega Knjigovodstva, se dokumenti ob knjiženju samodejno označijo kot pregledani; zgornje ločevanje glede na pravice ni na voljo.
Računovodja lahko na knjiženem računu v Ostale informacije > Knjigovodstvo odstrani oznako Pregledano in ga vrne na seznam za pregled. S tem spremeni oznako pregleda, ne popravi pa kontov ali davkov. Tudi vračanje računa v osnutek počisti oznako, ki se ob knjiženju znova določi.
Več računov, ki ste jih že posamično pregledali, lahko izberete na seznamu in v meniju dejanj uporabite Preglej vnose. Dejanje izbrane knjižene dokumente označi kot pregledane, ne da bi preverilo njihovo računovodsko vsebino. Nepreverjenih dokumentov ne vključite v izbor.
V organizaciji določite odgovorno osebo in urnik pregledov. Sama oznaka ne dodeli računovodje in ne ustvari aktivnosti za nadaljnjo obravnavo.