Ustvarjanje in urejanje strank ter dobaviteljev
Kratek povzetek: Ustvarite stik s pravilnimi pravnimi podatki, naslovi in poslovnimi pogoji.
Ustvarite glavni stik
Razdelek »Ustvarite glavni stik«- V aplikaciji Stiki poiščite naziv in davčno številko, preden izberete Novo. Če ste s podjetjem že sodelovali, vključite arhivirane zapise. Podvojeni stiki razdelijo prodajno in računovodsko zgodovino.
- Za pravno osebo izberite Podjetje, za osebo pa Oseba. Vnesite polni naziv, registrirani naslov, državo in davčno številko. Poslovna enota iste pravne osebe praviloma spada pod podjetje.
- Vnesite e-poštni naslov in telefon za poslovno komunikacijo. Pred pošiljanjem ponudbe ali računa preverite naslov.
- Na zavihku Stiki in naslovi dodajte osebe ter morebitna ločena naslova za račun in dostavo. Pri izbiri nadrejenega zapisa in vrste naslova uporabite vodnik po strukturi stikov.
- Na zavihku za prodajo in nabavo preverite razpoložljive plačilne pogoje in cenik stranke. Prodaja in nabava lahko uporabljata različne pogoje. Računovodska polja in privzete vrednosti so odvisni od izbranega podjetja in vaših pravic.
- Shranite zapis in stik izberite na osnutku ponudbe ali zahtevka za ponudbo. Pred pošiljanjem preverite naslove, valuto, davke in plačilne pogoje.
Uredite obstoječi stik
Razdelek »Uredite obstoječi stik«- Odprite obstoječi stik in zahtevano spremembo primerjajte s pravnimi ali poslovnimi podatki, ki jih je posredovala stranka oziroma dobavitelj.
- Popravite ustrezni naslov, osebo ali poslovni pogoj. Oseba naj ostane povezana s svojim podjetjem, da dokumenti ohranijo pravilnega prejemnika računa.
- Ločeno preverite odprte ponudbe in naročila. Sprememba stika ne zagotavlja, da so se posodobili tudi obstoječi dokumenti.
- Neuporabljeni stik arhivirajte šele po pregledu odprtih opravil. Upoštevajte vodnik za odpravljanje podvojenih stikov, da dvojnike pregledate in združite z ustreznimi pravicami; uporabljenega stika ne brišite samo zaradi podvojitve.
Rezultat in pogoste težave
Razdelek »Rezultat in pogoste težave«Isti stik lahko uporabljate kot stranko in dobavitelja; samo zaradi teh vlog ne ustvarjajte dveh zapisov. Uporaba pri prodaji in nabavi določa prikaz na filtriranih seznamih.
- Stika ni na seznamu: odstranite filtre za stranke ali dobavitelje ter preverite arhivirane zapise in aktivno podjetje.
- Napačen prejemnik računa: popravite hierarhijo podjetja in naslov za račun ter znova preverite osnutek dokumenta.
- Nepričakovani plačilni pogoji: z računovodstvom preverite privzete vrednosti stika in pogoje na dokumentu.