Certifikati zaposlenih in njihova veljavnost

Kratek povzetek: V aplikaciji Kadri vodite evidenco, kdo ima posamezen certifikat in do kdaj velja. Tako kadrovska služba in vodje lažje preverijo usposobljenost za delo ter načrtujejo obnovitve.

Čemu je namenjena evidenca

Certifikat uporabite za dokazljivo usposobljenost, na primer za upravljanje določene opreme ali opravljen strokovni izpit. Evidenca poveže zaposlenega, certifikat, doseženo raven in obdobje veljavnosti.

Prisotnost na usposabljanju beleži opravljeno izobraževanje, datum, trajanje in morebitno potrdilo v datoteki. Če izobraževanje prinese tudi časovno omejen certifikat, vnesite oba zapisa: usposabljanje za zgodovino izobraževanj in certifikat za spremljanje veljavnosti. Samo naložena datoteka pri usposabljanju ne ustvari vpisa v seznam certifikatov.

Primer: varstvo pri delu in zdravstveni pregledi

Certifikate lahko uporabite za spremljanje veljavnosti usposobljenosti za varno delo in rednih zdravstvenih pregledov. Vsa imena in podatki v primerih ter na slikah so izmišljeni.

Varstvo pri delu: certifikat poimenujte Usposobljenost za varno delo. Vnesite začetek veljavnosti po opravljenem usposabljanju in rok obnove po dokazilu ter zahtevah delovnega mesta.
Redni zdravstveni pregled: uporabite certifikat Zdravstvena sposobnost za delovno mesto. Vnesite začetek in konec veljavnosti po zdravniškem spričevalu oziroma določenem roku naslednjega pregleda.

Nika Zelenik na primer opravi usposabljanje za varno delo. Opravljeno izobraževanje vnesete med usposabljanja z datumom, trajanjem in dokazilom, certifikat pa uporabite za spremljanje njegove veljavnosti. Po zdravstvenem pregledu dodate ločen certifikat zdravstvene sposobnosti.

Roke določite za konkretno delovno mesto in po izdanih dokazilih; Odoo jih ne izračuna sam. V splošni kadrovski evidenci hranite samo potrebne podatke o veljavnosti zdravstvene sposobnosti. Dostop do zdravniških dokazil ustrezno omejite; diagnoz in izvidov ne vnašajte v splošno evidenco certifikatov.

Če sta certifikata zahtevana za določeno delovno mesto, ju dodajte med njegove zahtevane veščine z ustrezno ravnjo in zaposlenemu dodelite to delovno mesto. Tako ju lahko zajame samodejno preverjanje za obnovitev, opisano spodaj.

Priprava vrst certifikatov

Ta korak opravi skrbnik ob uvedbi nove vrste certifikatov. Za vnos že pripravljene vrste nadaljujte na naslednji razdelek.

Odpri tipe veščin v Odoo

Odprite Kadri > Nastavitve > Tipi veščine in kliknite Novo.
V Tip veščin vnesite skupino, na primer »Dovoljenja za opremo«, ter vključite Certificiranje.
V Veščine dodajte posamezne certifikate, na primer »Upravljanje viličarja«.
V Ravni dodajte vsaj eno raven. Če zadošča ena, jo poimenujte »Usposobljen«, nastavite Potek na 100 % in jo označite kot Privzeta raven. Odstotek predstavlja raven veščine; ne določa datuma poteka certifikata.
Shranite. Vrsta mora vsebovati vsaj eno veščino in eno raven.

Vnos certifikata zaposlenega

Odpri certifikate v Odoo

Odprite Kadri > Učenje > Certifikati in kliknite Novo.
V Kader izberite zaposlenega. Če je na voljo več vrst certifikatov, izberite ustrezno Kategorija.
V Veščine izberite certifikat. Če ima več ravni, v Raven veščin označite doseženo raven.
V Veljavnost nastavite začetni datum in v Do datum izteka. Začetni datum je privzeto današnji; popravite ga po dokazilu. Končni datum pustite prazen samo, če certifikat nima omejene veljavnosti.

Odpri sliko v polni velikosti (nov zavihek)
Kliknite Shrani in preverite zaposlenega, certifikat ter datuma Od in Do v seznamu.

Certifikat je viden tudi na kartici zaposlenega na zavihku Certifikati. Ta zavihek se prikaže, ko obstaja vsaj en tip veščin z vključeno možnostjo Certificiranje.

Pregled veljavnosti in obnovitve

V Kadri > Učenje > Certifikati poiščite zaposlenega ali certifikat. Seznam je privzeto združen po vrsti; združevanje lahko spremenite po certifikatu ali zaposlenem.

Seznam certifikatov z veljavnim, kmalu potečenima in že potečenim izmišljenim zapisom — Odpri sliko v polni velikosti (nov zavihek)

Običajno besedilo označuje zapis brez opozorila o bližnjem izteku.
Oranžna označuje iztek v naslednjih treh mesecih, razen zadnjih sedmih dni.
Rdeča označuje iztek v naslednjih sedmih dneh.
Siva označuje certifikat s končnim datumom pred današnjim dnem.

Vedno preverite dejanski datum Do, zlasti na dan izteka. Prazen končni datum pomeni neomejeno veljavnost v evidenci, zato pri takem zapisu ne pričakujte opozorila o izteku.

Po obnovitvi dodajte nov certifikat z novim obdobjem veljavnosti in ohranite prejšnji zapis. Za popravek napačnega vnosa odprite obstoječo vrstico. Enakega certifikata z isto ravnjo in povsem enakima datumoma za istega zaposlenega ne podvajajte.

Če so certifikati zahtevani na delovnem mestu, lahko dnevno samodejno preverjanje ustvari aktivnosti za manjkajoče ali pretečene certifikate in tiste, ki potečejo v naslednjih treh mesecih. Za to potrebujete vnesene zahteve in povezanega uporabnika. Aktivnost se dodeli uporabniku zaposlenega; če ga ni, uporabniku njegovega vodje, nato odgovorni osebi delovnega mesta. Rok aktivnosti je datum izteka, pri manjkajočem certifikatu pa današnji dan. Že odprta aktivnost za isto zahtevo se ne podvaja. Barvno opozorilo samo po sebi ne pomeni poslanega e-poštnega opomnika. Za dogovorjeno obnovitev lahko odgovorni osebi načrtujete aktivnost.

Pogoste težave

Certifikata ni med možnostmi: skrbnik naj preveri, ali je v pravi kategoriji, ali je kategorija aktivna in ali je vključeno Certificiranje.
Zaposleni je opravil tečaj, certifikata pa ni: preverite ločeni evidenci usposabljanj in certifikatov; zaključek tečaja ali priponka ne nadomesti tega vpisa.
Menija ni: preverite kadrovske pravice in razpoložljivost upravljanja veščin pri skrbniku.