Zaračunano, ni dostavljeno: račun presega evidentirano dobavo

Kratek povzetek: Poročilo »Zaračunano, ni dostavljeno« pokaže postavke prodajnih naročil, pri katerih je zaračunana količina večja od dostavljene. Preverite, ali dobava še sledi, manjka njena evidenca, je račun napačno povezan ali je bila zaračunana previsoka količina. Nato uredite dobavo, evidence ali dobropis.

Odpri poročilo Zaračunano, ni dostavljeno v Odoo

Kdaj uporabite poročilo

Odprite Knjigovodstvo > Pregled > Prodaja > Zaračunano, ni dostavljeno. Pregled opravljajte redno, priporočljivo tedensko, obvezno pa vsaj ob koncu vsakega meseca.

Postavka pomeni: zaračunana količina > dostavljena količina. Če račun zajema 20 kosov, v Odoo pa je dobavljenih 15, preverjate razliko 5 kosov.

Razlika ni nujno napaka. Pri dogovorjenem računu pred dobavo ali storitvi prihodnjega obdobja lahko upravičeno ostane odprta. Poročilo ne potrjuje plačila in tudi ne zagotavlja, da je stranka fizično prejela pošiljko; preverite dokumente in dokazila o dostavi.

Preden začnete

Pripravite naročilo, račune, dobavnice, dokazila o odpremi in dostavi ter vračila in dobropise. Pri storitvah preverite pogodbo, obdobje izvedbe in dokazila o opravljenem delu. Vključite prodajo, skladišče oziroma izvajalca storitve in računovodstvo.

Preverite postavko

Na gumbu »Dne« izberite datum pregleda, pri mesečnem zaključku zadnji dan meseca. Preverite podjetje in filtre.
Razširite stranko, primerjajte zaračunano in dostavljeno količino ter preverite mersko enoto.
Kliknite postavko in odprite prodajno naročilo. Preglejte vse delne dobave, povezane račune, vračila in dobropise.
Preverite, ali zaračunano količino povzroča knjižen račun ali osnutek. Osnutki lahko že vplivajo na poročilo, čeprav račun še ni knjižen.
Primerjajte zapisano dobavo z dejanskim stanjem. Preverite tudi dobavo na drugem dokumentu ali naročilu.
Ugotovite, ali velja eden od spodnjih primerov.

1. Račun pred dobavo je dogovorjen, dobava pa še sledi

Preverite dogovor s stranko, rok dobave in morebitni pogoj predhodnega plačila. Stanje plačila preverite na računu.
Preverite razpoložljivost blaga oziroma termin izvedbe storitve. Prodaja naj uskladi rok s skladiščem ali izvajalcem.
V naročilo zapišite razlog razlike, pričakovani datum, odgovorno osebo in naslednji ukrep.
Ob dejanski dobavi evidentirajte pravilne količine in potrdite ustrezen dokument. Za isto že zaračunano količino ne izdajajte novega računa.
Pri zamudi stranki sporočite nov rok in ohranite sled dogovora. Ob mesečnem zaključku računovodstvo presodi morebitno razmejitev prihodka za še neizvedeno dobavo.

Dobave ne potrjujte samo zato, ker je račun že izdan ali plačan.

2. Blago smo odpremili, vendar dobava v Odoo manjka ali je nepopolna

S skladiščem preverite dobavnico, dejansko odpremo, količine in odprte dokumente dobave.
Če je dobava res izvedena, vnesite dejansko dobavljene količine in na pravilnem dokumentu kliknite »Potrditev«. Ne vključujte količin, ki še niso odpremljene.
Če je bila dobava evidentirana na napačnem naročilu, naj odgovorna oseba izvede sledljiv popravek obeh evidenc in preveri vpliv na zalogo ter vrednotenje.
Pri dostavi neposredno od dobavitelja stranki preverite dokazilo in pravilno evidentiranje takšne dostave. Ne ustvarjajte navidezne dobave iz lastnega skladišča.

Če evidenca dobave že pravilno kaže odpremo, stranka pa pošiljke ni prejela, preverite prevoznika in reklamacijo dostave. Samo količinsko ujemanje v Odoo ne razreši izgubljene pošiljke.

3. Dobavili smo samo del zaračunane količine

Preverite, kateri proizvodi in količine manjkajo ter ali obstaja odprta dobava za preostanek.
Če bo preostanek dobavljen, določite rok in ga uskladite s stranko. Ohranite odprto dobavo za dejansko pričakovani preostanek.
Če preostanka ne boste dobavili, pridobite potrditev spremembe naročila in uredite odprte skladiščne obveznosti.
Računovodstvo naj za že zaračunani, dokončno odpovedani del izda ustrezen dobropis. Preverite proizvod, količino, ceno, davke in povezavo z naročilom ter dobropis pošljite stranki.
Če je bil račun plačan, računovodstvo uredi tudi dogovorjeno vračilo ali poravnavo dobroimetja. Dobropis sam ne izvede bančnega vračila.

4. Račun je povezan z napačnim naročilom ali postavko

Primerjajte sklic na naročilo, dobavnico, stranko, podjetje, proizvod in mersko enoto. Pri več naročilih za isti proizvod preverite dejanski namen računa.
Poiščite pravilno naročilo in njegove dobave. Odgovorna oseba za račune naj uredi pravilno povezavo, če je sprememba dovoljena.
Če napačne povezave ni mogoče urediti neposredno, naj računovodstvo izbere ustrezen postopek popravka. Ohranite sled prvotnega in popravljenega dokumenta.
Preverite obe naročili. Povezava mora odražati pravo dobavo; zgolj enak opis ali ročno vpisana številka naročila na računu ne zadostujeta.

Na napačnem naročilu ne potrjujte dodatne dobave, da bi izenačili količine.

5. Zaračunali smo preveč, napačen proizvod ali dvakrat isto dobavo

Primerjajte račun z naročilom in dejansko dobavo. Preverite podvojene račune, ponovljene postavke in merske enote.
Če je napaka v osnutku, popravite napačne postavke pred knjiženjem in pošiljanjem stranki.
Pri že knjiženem računu naj računovodstvo izvede dovoljen popravek. Za previsoko zaračunano količino praviloma uredite dobropis za razliko; kadar je potreben nadomestni račun, preverite tudi njegovo pravilno povezavo.
Preverite vpliv na odprto terjatev in plačila ter stranki pošljite popravljene dokumente.

Količine dobave ne povečujte, če dodatna dobava ni bila izvedena.

6. Stranka je blago vrnila, dobropis pa še ni urejen

Preverite prevzem vrnjenega blaga in povezavo s prvotno dobavo. Vračilo lahko zmanjša dostavljeno količino, medtem ko račun še vedno vsebuje celotno prvotno količino.
Ugotovite, ali ste se dogovorili za zamenjavo ali dokončno vračilo.
Pri zamenjavi določite rok nadomestne dobave. Preverite, da za isto že zaračunano količino ne ustvarite podvojenega računa.
Pri dokončnem vračilu izdajte ustrezen dobropis. Če že obstaja, preverite njegov datum, stanje, količine in povezavo s pravilno postavko naročila.
Uredite poravnavo ali vračilo denarja glede na dogovor s stranko.

7. Storitev še ni opravljena ali izvedba ni evidentirana

Če je storitev opravljena, odgovorna oseba preveri in evidentira dejanske ure, količine ali doseženi mejnik. Če ni opravljena, določite termin izvedbe ali se s stranko dogovorite o odpovedi in dobropisu. Pri obračunu za prihodnje obdobje računovodstvu predajte pogodbo in obdobje storitve za presojo časovne razmejitve.

Pri ročno evidentiranih storitvah preverite zgodovinsko stanje z dokazili; izbrani pretekli datum sam ne zagotavlja popolne zgodovine izvedbe.

Primer in preverjanje rezultata

Stranki Pisarna Triglav d.o.o. zaračunate 10 stolov pred dobavo. Dobavite jih 8, preostala 2 pa stranka zaradi zamude dokončno odpove. Prodaja zabeleži dogovor, skladišče uredi odprto dobavo preostanka, računovodstvo pa izda in knjiži dobropis za 2 stola. Če je stranka račun že plačala, uredi tudi dogovorjeno vračilo ali dobroimetje.

Po ukrepu osvežite poročilo na istem datumu in preverite tudi današnje stanje. Poznejša dobava ali dobropis lahko odpravi današnjo razliko, pretekla razlika pa pravilno ostane. Datumov ne spreminjajte samo za odstranitev postavke.

Vsaka odprta razlika mora imeti razlog, odgovorno osebo, naslednji ukrep in rok. Ob mesečnem zaključku računovodstvu predajte dokazila o še neizvedenih, že zaračunanih dobavah in storitvah.

Poročilo zajema naročila iz približno enega leta pred izbranim datumom. Pri zgodovinskem pregledu preverite filter »Zadnjih 365 dni«, starejša naročila pa preglejte ločeno. Glejte tudi pregled vseh štirih poročil.