Račun za prejem: prejeli smo blago ali storitev, račun pa manjka

Kratek povzetek: Poročilo »Račun za prejem« pokaže postavke nabavnih naročil, pri katerih je prejeta količina večja od zaračunane. Preverite, ali račun manjka, pokriva le del prevzema ali je napačno povezan. Nato uredite dokumente oziroma pridobite manjkajoči račun od dobavitelja.

Odpri poročilo Račun za prejem v Odoo

Kdaj uporabite poročilo

Poročilo pregledujte redno, priporočljivo tedensko, obvezno pa vsaj ob koncu vsakega meseca. Uporabite ga za iskanje prevzemov brez ustreznega računa in opravljenih storitev, ki še niso obračunane.

Odprite Knjigovodstvo > Pregled > Nabava > Račun za prejem. V nekaterih prikazih je ime zapisano v množini: »Računi za prejem«.

Postavka pomeni: prejeta količina > zaračunana količina. Če ste prevzeli 10 kosov, račun pa pokriva 6 kosov, obravnavajte razliko 4 kosov, ne celotnega naročila.

Preden začnete

Pripravite dobaviteljeve račune, prevzemnice, dobavnice in morebitna vračila. Pri storitvah pripravite dokazilo o izvedbi oziroma potrditvi storitve. Za knjiženje in popravke vključite računovodstvo, za količine pa nabavo in skladišče.

Preverite postavko

Na gumbu »Dne« izberite datum pregleda; za mesečni pregled zadnji dan meseca. Preverite podjetje in aktivne filtre.
Razširite dobavitelja, primerjajte stolpca »Prejeto« in »Zaračunano« ter preverite mersko enoto.
Kliknite postavko, da odprete nabavno naročilo. Preverite vse povezane prevzeme, račune, vračila in dobropise.
Na prejetih računih poiščite dobavitelja in njegovo referenco računa tudi zunaj naročila. Račun je lahko že v Odoo, vendar ni povezan s tem naročilom.
Preverite datum računa in stanje dokumenta. Osnutek lahko že vpliva na zaračunano količino, zato količinsko ujemanje ne potrjuje knjiženja.
Izberite spodnji primer, ki ustreza dokazilom.

1. Dobaviteljevega računa še nismo prejeli

Blago je bilo dejansko prevzeto oziroma storitev opravljena, računa pa ni niti med dokumenti niti v Odoo.

Preverite elektronsko pošto, elektronske račune in dogovorjeni način prejemanja računov. Vprašajte sodelavca, ki obdeluje prejete račune.
Če račun manjka, dobavitelju posredujte številko naročila, datum prevzema, številko dobavnice in manjkajoče postavke. Zahtevajte račun ali potrditev datuma njegove izdaje.
Zapišite odgovorno osebo in rok spremljanja.
Ko račun prispe, ga vnesite ter povežite s pravilnimi postavkami naročila. Preverite količine, cene, davke in datum, nato ga knjižite po običajnem postopku.

Manjkajočega dobaviteljevega računa ne nadomeščajte z izmišljenim računom. Morebitno mesečno razmejitev stroška obravnava računovodstvo na podlagi prevzemnih dokazil.

2. Račun imamo, vendar še ni vnesen ali je ostal v osnutku

Pred vnosom preverite dobavitelja in referenco računa, da preprečite podvojitev.
Vnesite dejanski dokument in ga povežite z naročilom. Če osnutek že obstaja, obdelajte tega.
Postavke primerjajte z dejanskim prevzemom. Če so pravilne, preverite datum računa, knjigovodski datum in davke ter kliknite »Potrdi«.
Preverite stanje »Knjiženo«. Če se račun ne upošteva na izbrani datum, preverite njegov datum in povezavo.

3. Račun ni povezan s pravilnim naročilom ali postavko

Preverite dobavitelja, podjetje, proizvod, mersko enoto in količino. Enak proizvod na dveh naročilih še ne pomeni, da gre za isto dobavo.
Na obstoječem prejetem računu odprite »Povezovanje z nabavo«. Za nepovezano postavko izberite ustrezno postavko računa in ustrezno postavko naročila.
Če je na voljo »Ujemanje (ohrani ceno)«, izberite natanko eno postavko računa in eno postavko naročila. Dejanje ohrani količino, ceno in popust računa, prevzame pa proizvod in mersko enoto naročila. Pred uporabo preverite, da merski enoti ustrezata; na primer 2 paketa po 10 kosov nista 2 kosa.
Po povezovanju ponovno preverite račun in zaračunano količino na naročilu. Če je postavka že povezana z napačnim naročilom ali popravek ni dovoljen, naj povezavo uredi odgovorna oseba za račune.

Novega računa ne ustvarjajte, če dobaviteljev račun že obstaja. Pri običajnem dejanju »Ujemanje« preverite vse izbrane postavke in rezultat, saj lahko pri neusklajenih proizvodih spremeni sestavo računa.

4. Račun pokriva samo del prejete količine ali ne vsebuje vseh postavk

Seštejte količine na vseh računih in dobropisih za naročilo. Preverite, ali obstaja dodatni račun za preostanek.
Ugotovite, ali gre za dogovorjeno delno oziroma zbirno obračunavanje ali za izpuščene postavke.
Pri dogovorjenem poznejšem računu zapišite pričakovani datum. Če postavke manjkajo pomotoma, dobavitelju pošljite seznam manjkajočih proizvodov in količin ter zahtevajte ustrezen dodatni ali popravljen dokument.
Prejetega računa ne dopolnjujte s količinami, ki jih dobaviteljev dokument ne vsebuje.

5. Prevzem je bil evidentiran previsoko, dvakrat ali na napačnem naročilu

S skladiščem primerjajte dobavnico, potrjene prevzeme in dejansko prevzeto blago. Preverite morebitno napačno pretvorbo paketov v kose.
Če Odoo kaže več, kot ste dejansko prejeli, naj skladišče izvede sledljiv popravek napačnega prevzema po običajnem postopku. Pri že potrjenem napačnem prevzemu preverite ustrezno povratno operacijo; ta mora jasno označevati popravek evidence.
Če je bil prevzem pripisan napačnemu naročilu, uredite napačno in pravilno evidenco. Preverite vpliv na zalogo in vrednotenje.
Pri storitvi popravite potrjeno prejeto količino na podlagi dejansko opravljene storitve.

Dobavitelja ne pozivajte k dodatnemu računu za blago, ki ga niste prejeli.

6. Razliko povzročajo datumi, vračilo ali dobropis

Če je račun izdan po datumu pregleda, je zgodovinska razlika lahko pravilna. Pri napačnem datumu uporabite izvirni dokument in dovoljen postopek popravka.

Če je dobavitelj izdal dobropis za vrnjeno blago, preverite tudi evidentirano vračilo in njegovo povezavo s prvotnim prevzemom. Dobropis lahko zmanjša zaračunano količino, medtem ko neevidentirano vračilo pusti prejeto količino previsoko. Pri cenovnem dobropisu brez vračila računovodstvo preveri, da dokument pravilno izraža spremembo cene in količin.

Primer in preverjanje rezultata

Dobavitelj Kovina d.o.o. dobavi 10 ventilov. V Odoo je »Prejeto« 10, »Zaračunano« pa 6. Račun vsebuje 6 ventilov, dodatnega računa ni. Dobavitelju pošljete številko naročila in dobavnice ter zahtevate račun za preostale 4 ventile. Ko ga prejmete, ga povežete z isto postavko naročila, preverite in knjižite.

Poročilo osvežite na istem datumu. Če novi račun nosi poznejši datum, razlika na starem datumu pravilno ostane; preverite tudi današnje stanje. Pri odprti razliki v naročilo zapišite razlog, odgovorno osebo in rok, ob mesečnem zaključku pa podatke predajte računovodstvu.

Prikazani znesek ni vedno vrednost razlike med prejeto in zaračunano količino, saj je pri nabavi odvisen tudi od pravila obračunavanja. Za rešitev uporabite količine in izvirne dokumente.

Poročilo zajema naročila iz približno enega leta pred izbranim datumom. Pri preteklem pregledu preverite filter »Zadnjih 365 dni«, starejše postavke pa obravnavajte neposredno na naročilih. Glejte tudi pregled vseh štirih poročil.