Preverjanje plačila in obdelava spletnega naročila
Kratek povzetek: Ločeno preverite naročilo in plačilo, po dogovorjenih pravilih sprostite odpremo ter ohranite sledljivost vračil.
Preden začnete
Razdelek »Preden začnete«Potrebujete dostop do spletnih prodajnih naročil in podatkov o plačilih. Zajem, razveljavitev ali vračilo transakcije zahtevajo ustrezne pravice in podporo ponudnika plačil. Dogovorite se, kdo odobri odpremo in ali zadostuje avtorizacija ali je zahtevan zajem plačila.
Pregled pred izpolnitvijo naročila
Razdelek »Pregled pred izpolnitvijo naročila«- Odprite seznam naročil spletne trgovine in poiščite naročilo. Preverite spletno stran, podjetje, kupca, naslova za račun in dostavo, izdelke, količine ter način dostave. Pri iskanju neplačane ponudbe odstranite filter potrjenih naročil.
- Preglejte povezano plačilno transakcijo, znesek in valuto. Plačila ne sklepajte samo iz stanja prodajnega naročila: zadostna avtorizacija lahko že potrdi naročilo.
- S spodnjo tabelo določite naslednji pregled. Kadar je potreben zajem, pooblaščena oseba uporabi Zajem transakcije in počaka na potrjen izid. Nejasnega plačila ne ponavljajte brez predhodnega preverjanja pri ponudniku.
- Naročilo sprostite šele, ko plačilo ali odobreni plačilni pogoji ustrezajo pravilom odpreme podjetja. Pri bančnem nakazilu naj računovodstvo pred potrditvijo po dogovorjenem postopku preveri prejem; kupčevo navodilo za plačilo ni dokaz prejema.
- Odprite povezano dobavo in sledite skladiščni odpremi. Izvedite nastavljeno komisioniranje, pakiranje in odpremo ter potrdite dejansko odposlano količino. Če pri storitvi dobava ni predvidena, uporabite postopek izvedbe te storitve.
- Na naročilu preverite dobavljeno količino in stanje računa. Upoštevajte pravila izdajanja računov ter pred ustvarjanjem novega preverite, ali samodejni račun že obstaja.
Razumevanje stanj plačila
Razdelek »Razumevanje stanj plačila«| Stanje transakcije | Pomen in naslednji pregled |
|---|---|
| Nerešeno | Končni izid plačila še ni potrjen. Pred sprostitvijo preverite ponudnika oziroma postopek plačila zunaj spleta. |
| Pooblaščen | Sredstva so avtorizirana, vendar še niso zajeta. Upoštevajte dogovorjena pravila zajema in odpreme. |
| Potrjeno | Transakcija je v Odoo zaključena. Preverite znesek, valuto in morebitno poznejše vračilo; bančna poravnava je lahko poznejša. |
| Preklicano ali Napaka | Poskus se ni uspešno zaključil. Pred ponovnim zahtevkom za plačilo ali sprostitvijo blaga raziščite vzrok. |
Prodajno naročilo, plačilna transakcija in skladiščna dobava imajo vsaka svoje stanje. Ročna potrditev naročila sama ne pobere denarja.
Odpovedi in vračila
Razdelek »Odpovedi in vračila«- Ugotovite, ali je bilo blago odpremljeno, ali je račun knjižen in ali je plačilo avtorizirano ali zaključeno. Pred dejanjem preverite obstoječe popravke.
- Za neodpremljeno blago uskladite preklic odprte dobave. Za že odpremljeno in vrnjeno blago po pregledu izvedite povezano skladiščno vračilo.
- Računovodstvo naj za knjiženi račun pripravi potrebni dobropis. Samo vračilo zaloge ne popravi računa.
- Za neuporabljeno avtorizacijo lahko pooblaščena oseba uporabi Neveljavna transakcija, če je podprto. Za zaključeno plačilo uporabite podprt postopek vračila pri ponudniku in preverite končni izid. Istega zneska ne vračajte hkrati prek Odoo in portala ponudnika.
- Preverite vse tri evidence: premik zaloge, račun oziroma dobropis in plačilno oziroma vračilno transakcijo. Kupcu sporočite potrjeni rezultat in še odprte korake.
Rezultat
Razdelek »Rezultat«Naročilo ima dokumentirano odločitev o plačilu, pravilno izpolnitev in ustrezen račun. Vračilo pri ponudniku, dobropis in fizično vračilo so ločena dejanja; zaključek enega ne dokazuje zaključka drugih.